Duas habilidades essenciais para um gerente de projetos

Todos os anos, trilhões de reais são investidos em vários projetos em diferentes setores.

por Cristian Gustavo Azevedo

Muitos desses projetos não atingem todos os seus objetivos, e os gerentes de projeto são frequentemente culpados por essas falhas. As responsabilidades dos gerentes de projeto são multifacetadas e impactam significativamente o sucesso do projeto. Para garantir o sucesso, os gerentes de projeto devem atender às necessidades organizacionais enquanto entregam valor aos clientes (Rehman et al., 2020). Por exemplo, na indústria da construção, (Nagata et al., 2018) identificou o gerente de projeto como a pessoa mais importante para gerenciar problemas que ocorrem durante o ciclo de vida de um projeto.

Portanto, os gerentes de projeto devem ser capazes de desempenhar inúmeras funções que exigem uma série de habilidades. Eles precisam dominar hard skills, como planejamento, orçamento e gestão da qualidade, bem como soft skills, como liderança, formação de equipes e resolução de conflitos (APM, 2015). Ter essas habilidades permite que os gerentes de projeto dêem à sua equipe um senso de direção e motivação, resolvam problemas, avaliem e gerenciem riscos e estabeleçam relacionamentos com clientes (Phullsunder, 2019).

Liderança e planejamento têm sido destacados como habilidades críticas para os gerentes de projetos. Depois de entrevistar 850 profissionais de projeto, a Association for Project Management (APM) identificou liderança e planejamento como desempenhando papéis cruciais na formação e entrega de projetos (APM, 2016). Sanchez, Terlizzi e de Moraes (2017) relataram achados semelhantes após estudar uma amostra de 899 projetos no setor bancário. Além disso, vários autores argumentam que os estilos de liderança e planejamento do gerente de projeto podem transformar o projeto em direção à sustentabilidade e alcançar melhor produtividade (Dulewicz e Higgs, 2005).

Este ensaio visa explorar os papéis de liderança e planejamento como duas habilidades críticas de gerenciamento de projetos no sucesso de um projeto.

Habilidades de liderança para gerentes de projeto

O sucesso ou fracasso de qualquer projeto é atribuído principalmente aos líderes do projeto, dada sua autoridade para controlar e monitorar todos os aspectos do projeto e tomar decisões críticas do projeto. Como um dos indivíduos com maior autoridade e responsabilidade, a capacidade do gerente de projeto de liderar a equipe do projeto e comunicar todas as partes interessadas do projeto é crucial para determinar o resultado do projeto (Shelley, 2015).

De acordo com a estrutura de competências da APM, a liderança é definida como “a capacidade de capacitar e inspirar outras pessoas a entregar iniciativas de mudança bem-sucedidas” (APM, 2016, p.8). Um líder de projeto forte usa o estilo de liderança apropriado para comunicar visão, valores e objetivos à equipe do projeto; cria um ambiente onde os membros do projeto são encorajados e habilitados a atingir seu pleno potencial; estabelece a confiança, o compromisso e a colaboração necessários para o sucesso do projeto; modela consistentemente comportamentos desejáveis ​​e encoraja os outros a se comportarem da mesma forma; incentiva e facilita a discussão aberta; e aborda os desafios potenciais do projeto em tempo hábil. Para desempenhar essas funções, um líder de projeto deve ser capaz de conquistar e manter a confiança, o compromisso e a colaboração de outros; compreender os fatores que motivam os membros da equipe; saber modelar comportamentos desejáveis; e ter uma compreensão firme dos diferentes estilos de liderança, bem como vantagens e desvantagens de cada um (APM, 2015, 2016).

O estilo de liderança tem demonstrado ter um impacto significativo no desempenho dos projetos. Blaskovics (2014) argumentou que diferentes estilos de liderança podem afetar o desempenho do projeto de forma positiva ou negativa. De fato, o estilo de liderança é um dos nove fatores críticos de sucesso no gerenciamento de projetos (Kiioh, 2015). Além disso, de acordo com McGrath e MacMillan (2000), um estilo de liderança eficaz pode se tornar uma vantagem competitiva sustentada para uma organização.

Como mencionado anteriormente, para garantir o sucesso do projeto, os gerentes de projeto devem usar o estilo de liderança adequado. Tradicionalmente, os estilos de liderança são classificados como transacionais ou transformacionais. Os líderes transformacionais fornecem uma visão forte e um entusiasmo contagiante. Eles inspiram as pessoas a alcançar melhores resultados e aumentam substancialmente seus níveis de confiança. Em contraste, os líderes transacionais valorizam a ordem e a estrutura. Eles se sentem mais confortáveis ​​em ambientes onde regras e regulamentos são necessários para completar os objetivos no prazo e dentro do orçamento (Baškarada, Watson e Cromarty, 2017).

Maylor (2010) usa a escala de cooperação-coerção para descrever esses estilos, onde o primeiro é baseado na participação ativa enquanto o segundo é baseado na autoridade e na força. Uma dicotomia semelhante usa os termos orientado para o relacionamento e orientado para a tarefa para descrever os dois tipos de liderança. Descobriu-se que a liderança orientada para o relacionamento resulta em desempenho superior ao estilo orientado para a tarefa em ambientes complexos, como TI, P&D e construção (Oladapo, 2007).

Blaskovics (2014) argumentou que nenhuma das abordagens provavelmente terá sucesso. Segundo o autor, um gerente de projeto é como um jogador de xadrez que deve usar uma combinação de estilos de liderança baseados em comportamento e inteligência emocional, além de ferramentas como planejamento e controle. Os achados de Blaskovics (2014) sugerem que, na indústria de TI, o uso de um estilo de liderança híbrido maximiza as chances de sucesso do projeto. Kiioh (2015) também estudou o impacto do estilo de liderança na indústria de TI. Pesquisando 80 líderes de projeto, eles relataram que mais de 80% dos participantes concordam que o estilo de liderança afeta o resultado dos projetos de TI. Na indústria da construção, a liderança transformacional, juntamente com a inteligência emocional e habilidade interpessoal, é um fator significativo que influencia o desempenho da qualidade do projeto (Kramer, 2007). Portanto, os gerentes de projeto devem se esforçar para se tornar líderes transformacionais, a fim de garantir o desempenho e superar as expectativas das partes interessadas.

Habilidades de planejamento para gerentes de projeto

O APM identifica o planejamento como uma habilidade fundamental de gerenciamento de projetos, que estabelece um equilíbrio entre um grande número de diferentes requisitos do projeto: escopo, cronograma, recursos, orçamentos, riscos, oportunidades e qualidade. Desde a década de 1950, o planejamento tem sido parte integrante do trabalho do gerente de projetos e, à medida que os projetos se tornam cada vez mais complexos, sua importância só aumenta (Maylor, 2010). Como o planejamento prossegue a execução, o planejamento adequado é fundamental para garantir que os objetivos do projeto sejam alcançados. Como o gerente de projeto é responsável pelo sucesso do projeto, suas responsabilidades de planejamento se estendem desde antes da execução do projeto até depois da conclusão do projeto (Gebrehiwet e Luo, 2017). Além disso, o gerente de projeto deve garantir que os planos do projeto permaneçam viáveis ​​ao longo de seu ciclo de vida. Todo projeto passará inevitavelmente por inúmeras mudanças. No entanto, é responsabilidade do gerente de projeto garantir que essas mudanças sejam refletidas no plano por meio de monitoramento constante e revisões formais. Trabalhar com um plano obsoleto é inútil (Sambasivan e Soon, 2007).

Planejar o cronograma do projeto também é uma parte vital das tarefas do gerente de projeto. De acordo com Gładysz et al. (2015), os riscos relacionados ao tempo são significativos, pois podem impactar os custos e a qualidade final do projeto. Como consequência, é muito importante que os gerentes de projeto tenham a capacidade de gerenciar o cronograma do projeto. Várias ferramentas, como gráficos de Gantt, gerenciamento de caminho crítico (CPM) e a técnica de avaliação e revisão de programas (PERT) podem ser úteis nesse sentido.

Hamilton e Gibson (1996) descobriram que, em projetos de construção, a extensão do planejamento pré-projeto está diretamente relacionada às chances de um projeto atingir seus objetivos financeiros. Por exemplo, a probabilidade de atingir essas metas estava acima de 80% para os 30% principais dos projetos em termos de completude de planejamento. Em contraste, os 30% inferiores tinham apenas 66% de chance de atingir seus objetivos. Shehu e Akintoye (2009) estudaram vários fatores críticos de sucesso no gerenciamento de projetos de construção e identificaram o planejamento como o fator mais importante, com um índice de criticidade de 0,87. Butler e Richardson (2019) realizaram uma análise das taxas de sucesso de projetos na indústria de software e concluíram que, de 2001 a 2014, a proporção de projetos bem-sucedidos aumentou 11%. Esse aumento foi atribuído à aplicação de processos de planejamento e monitoramento mais avançados e formalizados.

O planejamento de projeto ineficaz é muitas vezes o resultado de conhecimento e/ou experiência insuficientes por parte do gerente de projeto. As habilidades de planejamento de uma pessoa podem ser aprimoradas por meio de cursos de treinamento, aplicação de ferramentas e técnicas apropriadas e experiência (Globerson e Zwikael, 2002). Além disso, os gerentes de projeto precisam perceber que o planejamento não é um fim em si mesmo. Se não for controlado, o planejamento pode ser exagerado e inibir o trabalho inovador. Os gerentes de projeto iniciantes geralmente acreditam que podem evitar mudanças nas condições do projeto se planejarem todos os detalhes antes do estágio de execução. No entanto, a flexibilidade deve ser incorporada ao plano do projeto para evitar desastres (Kerzner, 2009). As habilidades de planejamento do gerente de projeto melhoram com a experiência. Um gerente de projetos que trabalhou em diferentes projetos de diferentes tamanhos e tipos durante sua carreira está mais bem equipado para lidar com situações inesperadas (Sanchez et al., 2017).

O gerente de projeto é a pessoa responsável pelo sucesso ou fracasso de um projeto. Para garantir o sucesso, os gerentes de projeto precisam ser qualificados em uma série de funções, incluindo planejamento, orçamento, gerenciamento de riscos e gerenciamento de qualidade.
No entanto, o conjunto de habilidades necessário não se limita às habilidades técnicas. De fato, sabe-se que as habilidades “soft” das pessoas afetam consideravelmente a duração, custos e qualidade de um projeto. A literatura identificou liderança e planejamento como as soft e hard skills mais influentes para um gerente de projetos, respectivamente. Ao adotar uma abordagem democrática para a liderança de projetos (ou seja, o estilo de liderança transformacional), os gerentes de projeto poderão aprimorar a execução de seus planos e aumentar consideravelmente a probabilidade de alcançar seus objetivos.

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